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POP3, SMTP und IMAP – Wie E-Mails verwaltet werden

Häufig stößt man bei Produkten im Internetbereich und E-Mail Postfächer auf die Abkürzungen POP3, SMTP oder IMAP. Doch was bedeuten eigentlich diese Abkürzungen und wie betrifft uns das als Kunde? Diese Fragen versuche ich in diesem Beitrag zu beantworten, in der Hoffnung, dass deine E-Mail-Verwaltung dadurch komfortabler und verständlicher wird.

Die Protokolle

Jeder Datenaustausch im Internet und zwischen Servern oder Endgeräten findet über so genannte „Protokolle“ statt. Diese Protokolle sind definieren wie das Zusammenspiel zwischen allen Beteiligten auszusehen hat und wie man grundsätzlich kommuniziert. Ähnlich wie Straßenverkehrsregeln an dich sich jeder zu halten hat. E-Mails unterliegen den Protokollen POP3, SMTP oder IMAP. Und je nachdem ob eine verschlüsselte Verbindung stattfindet, kann diese noch via SSL gesichert sein – doch SSL betrachten wir in Ruhe in einem anderen  Beitrag. Grundsätzlich ist das Standardprotokoll für E-Mail Empfang bzw. Versand das POP3- und das SMTP-Protokoll – die zwei gehören übrigens immer zusammen. IMAP ist eine Weiterentwicklung und bietet andere Vorteile, ist dafür aber auch „egoistischer“ und möchte, wenn überhaupt, nur mit SMTP zusammenarbeiten. Warum? Sehen wir uns diese drei Protokolle mal genauer an:

Das POP3 Protokoll

Wenn jemand von POP3 redet, dann meint er damit die E-Mail Einstellungen die für den E-Mail Empfang zuständig sind – also nur dem reinen Abholen von neuen E-Mails damit diese auf deinem PC, Smartphone oder wo auch immer geladen und angezeigt werden. Allerdings ist POP3 auch etwas egoistisch und holt immer alle E-Mails vom Server ab und gibt diese letztendlich dem Programm das mit POP3 eingerichtet ist und von dir aufgemacht wurde. Sprich nach dem Abholen hat der Server keine E-Mails mehr zum Abholen, alle E-Mails befinden sich nun auf dem einen Endgerät.

 

Wenn wir das auf unsere Welt umlegen, dann könnte man das mit einem Drucker vergleichen. Ein Dokument wird einmal auf dem Drucker ausgedruckt (das sehen wir jetzt mal als „E-Mail“) und du schickst einen Mitarbeiter mit dem Ausweis „POP3“ (das ist unser „Endgerät“) zum Drucker hin um dieses Dokument abzuholen.  Wenn der Mitarbeiter das Dokument vom Drucker abgeholt hat, dann steht es keinem anderen Mitarbeiter mehr zur Verfügung. Je nachdem welchen Mitarbeiter (sprich PC, Laptop oder Smartphone) du zum Drucker schickst, hat eben nur dieser dieses Dokument.

 

Wie du siehst gibt es dadurch einen erheblichen Nachteil: Wenn du mehrere Endgeräte verwendest, dann weißt du irgendwann nicht mehr, welches Endgerät welche E-Mails gespeichert hat und es kommt zu großen Datenmissständen. POP3 ist also nur sinnvoll, wenn du nur ein einziges Endgerät für den E-Mail Empfang verwendest.

Das IMAP Protokoll

IMAP ist eine Weiterentwicklung und kann neben E-Mails empfangen auch E-Mails senden. Genaugenommen empfängt und sendet IMAP nicht, sondern es synchronisiert. Sprich du kannst mit IMAP E-Mails auf mehreren Endgeräten lesen und versenden. Jedes Endgerät das mit IMAP eingerichtet ist, hat demzufolge den gleichen E-Mail Datenstand. Egal ob du auf deinem Smartphone ein E-Mail schreibst und versendest, via IMAP hat dein Laptop dieses E-Mail nach wenigen Minuten ebenfalls. Das wirkt sich übrigens nicht nur auf das Empfangen und Versenden von E-Mails aus, sondern auch auf das Verschieben in Ordner oder dem Löschen von E-Mails an sich.

 

Wenn wir das wieder auf das Beispiel mit dem Drucker vergleichen, dann ist das so als ob jeder Mitarbeiter mit dem Ausweis „IMAP“ eine Kopie des Dokuments vom Drucker holt. Jeder Mitarbeiter mit dem Ausweis „IMAP“ kann nun dieses Dokument abholen und anzeigen. So lange bis das Dokument gelöscht wird oder von einem Mitarbeiter mit dem Ausweis „POP3“ geholt wird. Und weil der Mitarbeiter mit dem "POP3" Ausweis richtig egoistisch ist, nimmt er auch allen Mitarbeitern mit dem Ausweis "IMAP" die Dokumente weg, die er soeben vom Drucker geholt hat.

 

Das SMTP Protokoll

Mit SMTP sind nun zu guter Letzt die Postausgangsservereinstellungen gemeint, sprich jene E-Mail bzw. Servereinstellungen die den E-Mail Versand regeln. SMTP arbeitet primär mit POP3 zusammen, kann aber auch bei IMAP verwendet werden. Im Gegensatz zu den anderen zwei Protokollen (POP3 und IMAP) speichert SMTP nichts, sondern kümmert sich nur darum das eine E-Mail versendet wird. Kannst du also keine E-Mails versenden, dann gibt’s eventuell Probleme bei den SMTP Einstellungen.

 

Vergleichen wir das wieder mit unserem Drucker, dann ist SMTP als das Datenkabel zwischen PC und Drucker anzusehen. Wenn das Kabel defekt ist, dann kannst du auch kein Dokument zum Drucker senden. Egal wie viele Seiten du im Word oder im Excel erstellt und zum Drucker gesendet hast, es wird eben nicht funktionieren.

Wann soll man nun welches Protokoll verwenden?

Verwendet man nur ein Endgerät um E-Mails einer E-Mail Adresse bzw. eines E-Mail Postfachs zu lesen, dann kann man das mittels POP3 & SMTP realisieren. Man muss sich nur im Klaren sein, dass alle E-Mails verloren sind, wenn das Endgerät plötzlich defekt ist oder gestohlen wurde.

Möchte man jedoch, dass

  • der E-Mail Server alle E-Mails trotzdem gespeichert hat, obwohl man ein oder mehrere Endgeräte verwendet um E-Mails einer E-Mail Adresse bzw. eines E-Mail Postfachs zu empfangen und zu senden und
  • überall der gleiche Datenstand betreffend E-Mails und Anhänge vorhanden ist,

 

dann sollte man die E-Mail Einstellungen primär mittels IMAP konfigurieren.
Doch Vorsicht, nicht alle Anbieter unterstützen IMAP kostenlos, da IMAP nämlich auch mehr Speicherplatz auf dem Mailserver benötigt, da ja alle deine E-Mails und deren Anhänge dort gespeichert sind. Außerdem empfiehlt es sich, alle Endgeräte auf IMAP umzustellen, da sonst eine POP3 Konfiguration deinen ganzen Datenstand deiner E-Mail Adresse bzw. deines E-Mail Postfachs durcheinander bringen kann.

 

Wie lauten die E-Mail Konfigurationseinstellungen bei Magenta Business?

Wenn du nur ein Endgerät einrichten möchtest dann kannst du POP3 und SMTP verwenden:

  • Der Benutzername ist stets die jeweilige E-Mail Adresse, die man abfragen möchte – hast du z.B. die Domain „keine.at“ mit dem Postfach „habe“, dann lautet der Benutzername habe@keine.at
  • Das Passwort ist uns nicht bekannt, das hast du selbst in der E-Mail Administration für diese E-Mail Adresse vergeben – ist das Passwort dir nicht mehr bekannt, dann logge dich einfach in unsere E-Mail Administration ein und setze es neu.
  • Der POP3 Server lautet: mail.mymagenta.business mit Port 995 (mit SSL) oder Port 110 (ohne SSL)
  • Der SMTP Server lautet: mail.mymagenta.business – Port 465 (mit SSL) oder Port 25 (ohne SSL) oder alternativ Port 587 (ohne SSL)
  • Hinweis: Bei SMTP muss die Option „SMTP-Authentifizierung erforderlich“ aktiviert sein, dabei gelten die gleichen Einstellungen wie beim Posteingangsserver (also mit Benutzername und Passwort)

 

Wenn du mehrere Endgeräte für eine E-Mail Adresse bzw. ein E-Mail Postfach verwendest oder willst, dass der E-Mail Server deine E-Mails trotzdem speichert, dann verwende IMAP:

  • Der Benutzername ist stets die jeweilige E-Mail Adresse, die man abfragen möchte – hast du z.B. die Domain „keine.at“ mit dem Postfach „habe“, dann lautet der Benutzername habe@keine.at
  • Das Passwort ist uns nicht bekannt, das hast du selbst in der E-Mail Administration für diese E-Mail Adresse vergeben – ist das Passwort dir nicht mehr bekannt, dann logge dich einfach in unsere E-Mail Administration ein und setze es neu.
  • Der IMAP Server lautet: mail.mymagenta.business mit Port 993 (mit SSL) oder Port 143 (ohne SSL)
  • Der SMTP Server lautet: mail.mymagenta.business – Port 465 (mit SSL) oder Port 25 (ohne SSL) oder alternativ Port 587 (ohne SSL)
  • Hinweis: Bei SMTP muss die Option „SMTP-Authentifizierung erforderlich“ aktiviert sein, dabei gelten die gleichen Einstellungen wie beim Posteingangsserver (also mit Benutzername und Passwort)

Wie kann ich mein Endgerät bzw. meine Software für den Empfang und das Versenden von E-Mails nun konfigurieren?

Es gibt bereits unzählige Anleitungen im Internet, die eine Konfiguration bzw. eine Einrichtung erklären, hier eine Liste der gängigsten:

 

 

Ich hoffe ich konnte dir neues Wissen rund um E-Mails vermitteln. Bei Fragen scheue nicht diese als Kommentar zu hinterlegen, ich kümmere mich so schnell als möglich um eine Antwort oder Lösung.



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